Wir machen Ihr Büro aktenfrei
Sie wollen Ihre Akten sicher einlagern und Platz schaffen? Wir haben die Lösung für Sie: Der erste Online-Service für Aktenarchivierung!
Preiswert
Günstiger als Sie denken. Akten einlagern bereits ab 14 Cent je Ordner.
Platzsparend
Sie sparen im Büro jede Menge Platz, und können sogar wieder teure Büroflächen abmieten.
DSGVO-konform und deutscher Serverstandort
Ihre Akten werden rund um die Uhr videoüberwacht, Zutritt nur über Sicherheitsschleusen und Direktaufschaltung zur Polizei und zum Sicherheitsdienst.
100% online buchbar
Kein Warten auf Angebote. Sie können sofort loslegen! 4 Schritte und Ihre Akten lagern im sicheren Aktenarchiv. Rund um die Uhr erreichbar.
So einfach funktioniert die Aktenlagerung
1. Archivierung buchen
Buchen Sie in nur 4 Schritten die Einlagerung Ihrer Akten
2. Ordnerdaten eingeben
Erfassen Sie Ihre Ordner im Aktenfuchs Dashboard
3. Akten verschicken
Verpacken Sie Ihre Ordner in Kartons und versenden Sie diese kostenlos an uns
4. Akten einlagern
Ihre Ordner werden in unserem Sicherheits-Aktenlager archiviert
Aktenlagerung outsourcen und online verwalten
Suchen Sie eine einfache, praktische und rechtssichere Möglichkeit, Ihre Akten zu archivieren? Mit Aktenfuchs bieten wir Geschäftskunden genau das an. Sie müssen keinen Platz in Ihrem Unternehmen bereitstellen oder teure Büroflächen für die Verwaltung nutzen. Alles kann online erledigt werden. Unser Portal funktioniert wie ein intuitiver Webshop. Wir sind ein erfahrener Anbieter, der seit über 15 Jahren externe Aktenlagerung und -verwaltung anbietet. Sie können alles bequem online regeln, einschließlich der Archivierung und des Abrufs Ihrer Akten. Sie können die gewünschten Akten in der Datenbank suchen und die Kartons einfach anfordern. Die Buchung und Bezahlung erfolgen ebenfalls online. Keine Notwendigkeit mehr, auf E-Mail-Bestätigungen zu warten. Mit aktenfuchs geht alles schneller, einfacher und sicherer. Sie behalten den Überblick und sparen Zeit, während wir alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen.
Und so funktioniert es
Akten einlagern
- Ordnermenge eingeben
- Archivkartons bestellen
- Online bezahlen
- Zugang zum Aktenfuchs Dasboard
- Ordner im Dashboard eintragen
- Barcodes auf Aktenordner und Kartons kleben, verpacken und kostenlos an Aktenfuchs schicken
Akten anfordern
Sollen Sie bestimmte Ordner benötigen, senden wir Ihnen diese auf Wunsch gerne zurück. Diese fordern Sie einfach im Dashboard an.
Wir lagern Ihre Akten ab 14 Cent pro Monat
Nur 3 Schritte und Ihre Akten lagern in unserem sicheren Aktenfuchs-Archiv.
Archivierung einfach auslagern: Das sind die Vorteile
Platzersparnis und Kostenfaktor
Eine externe Aktenarchivierung löst für viele Unternehmen ein riesen Platzproblem. Denn Büroflächen sind zu teuer, um sie für die Lagerung von Aktenbestände zu nutzen. Da jedoch im Unternehmensalltag – auch bei zunehmender Digitalisierung - fortlaufend neue Ordner gefüllt werden, wird der Platz schnell knapp und Sie müssen die alten Akten auslagern. Falls Sie in eigenen Räumen Akten aufbewahren, sind Sie dafür verantwortlich, diese gegen Zugriff durch Dritte, Brand- und Wasserschäden zu schützen.
Datenschutz und Zugriffskontrolle
Da die Akten im Lager häufig personenbezogene oder andere sensible Informationen enthalten, ist die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen heute wichtige denn je und muss nachweislich sichergestellt werden. Dazu gehört auch die Zugriffskontrolle. Mit uns wählen Sie für Ihre Aktenlagerung einen Anbieter, der Ihnen diese Verantwortung abnimmt. Sie können auf hohe Sicherheitsstandards und die Einhaltung aller aktuellen gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz vertrauen.
Automatisierung und Zeitersparnis
Weiterhin läuft die Aktenlagerung im eigenen Unternehmen nicht so automatisiert ab wie bei uns als professionellem Anbieter. Die Pflege des Archivs und die Suche nach bestimmten Ordnern oder Unterlagen nimmt bei steigendem Bestand an physischen Akten viel Zeit in Anspruch. Wenn mehrere Personen Akten archivieren, kann durch Abstimmungsprobleme schnell die Übersicht verloren gehen. Auch ein Personalwechsel ist in diesem Zusammenhang oft problematisch. Wenn Sie bei uns Aktenordner einlagern, profitieren Sie von einer automatisierten sowie intuitiv bedienbaren Aktenverwaltung und sparen auch noch Personalkosten ein, denn Sie selbst und Ihre Mitarbeiter können sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und müssen nicht im Archiv Akten einsortieren oder wiedersuchen.
Übersicht und Komfort durch Dashboard und Datenbank
Sie haben bei Aktenfuchs immer den Überblick über Ihre archivierten Ordner und sehen, wie lange Sie diese noch lagern müssen. Unsere Datenbank macht dies möglich. Für die Verwaltung des Archivs stehen Ihnen auf unserem Portal komfortable Suchfunktionen zur Verfügung, sodass Sie alles mit wenigen Klicks organisieren können. Wir protokollieren jeden Schritt, die Zugriffe auf ihre Aktenbestände, die neue Einlagerung von Akten und auch die Anlieferung und die Rearchivierung.
Sicherheitsmaßnahmen und Schutzvorkehrungen
Als Dienstleister im Bereich der Aktenarchivierung ergreifen wir alle notwendigen Sicherheitsmaßnahmen, um einen unberechtigten Zugriffe sowie Schäden durch Brand oder Wasser zu vermeiden. Dazu gehören Sicherheitstüren, Zugangskontrollen, Videoüberwachung und strenge Brandschutzmaßnahmen für das Aktenarchiv.
Sie haben Fragen zur Aktenlagerung?
In einem persönlichen Videocall helfen wir Ihnen gerne weiter.
Rechtliches
Alles, was mit rechtlichen Anforderungen zu tun hat, macht eigentlich keinen Spaß. Und dennoch: es ist äußerst wichtig, man kommt einfach nicht drum herum und wenn mans falsch macht und Unterlagen nicht findet, kann das sehr viel Geld kosten.
Die Aufbewahrungspflicht
Die gesetzliche Pflicht der Aufbewahrung beträgt für die meisten Unterlagen und Belege 10 Jahre. Es gibt aber auch Dokumente, die nur 6 Jahre oder bis zu 30 Jahren aufbewahrt werden müssen. Achtung: Auch wenn das Unternehmen nicht mehr existiert. Die externe Aktenlagerung bietet sich in diesem Fall besonders an. Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist können Sie sich entweder selbst um die fach- und datenschutzgerechte Vernichtung kümmern. Dann senden wir Ihnen Ihre Akten, die wir aufbewahrt haben, zurück. Oder Sie entscheiden sich für die praktische Lösung, dass Aktenfuchs die Akten für Sie vernichtet - ganz konform mit der DSGVO. Sie erhalten dann ein offizielles Zertifikat über die Aktenvernichtung. Das können wir jedes Jahr für Sie übernehmen. Mit uns sind Sie gegen alle Eventualitäten gewappnet, gegen die Sie wahrscheinlich im eigenen Kellerarchiv nicht versichert sind.
Wir lagern Ihre Akten ab 14 Cent pro Monat
Nur 3 Schritte und Ihre Akten lagern in unserem sicheren Aktenfuchs-Archiv.
Die Vernichtungspflicht
Sie als Unternehmen sind nicht nur gesetzlich dazu verpflichtet, Unterlagen aufzubewahren. Sie haben auch die Verpflichtung, Ihre Unterlagen zeitgerecht und ordnungsgemäß zu vernichten. Das bedeutet letztendlich, dass Sie Unterlagen, z.B. mit persönlichen Daten von Kunden, nicht länger aufbewahren dürfen. Jedes Unternehmen muss über ein Löschkonzept verfügen, um die Gratwanderung zwischen Aufbewahrungs- und Vernichtungspflicht zu meistern. Denn letztere regelt nicht nur die Löschung digitaler Daten, sondern ebenfalls die Vernichtung von Papierdokumenten.
Das Recht auf Vergessenwerden
Grundlage der Verpflichtung, Dokumente und Daten zu löschen ist das „Recht auf Vergessenwerden“ gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieses gibt Personen das Recht, dass ihre personenbezogenen Daten nicht zwecklos gespeichert oder aufbewahrt werden und unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden müssen. Unternehmen müssen in ihrem Löschkonzept die Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) berücksichtigen. Obwohl weder das BDSG-neu noch die DSGVO im Detail festlegen, wie ein Löschkonzept aufgebaut sein soll, hat sich die DIN 66398 als Richtlinie für die Umsetzung des Löschkonzepts etabliert. Maßnahmen, die im Zusammenhang mit der Vernichtung von Dokumenten und Unterlagen ergriffen werden, müssen dokumentiert werden. Im Fall einer Überprüfung durch die Aufsichtsbehörde wird das Löschkonzept eines Unternehmens überprüft, um sicherzustellen, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.