Archivierung buchen
In nur 3 Schritten
1. Wie viele Ordner möchten Sie einlagern?
Dies entspricht 2 Kartons.Wenn Sie mehr als 120 Ordner von uns archivieren lassen wollen, buchen Sie bitte einen Termin mit unserem Support, damit wir mit Ihnen ein persönliches Angebot vereinbaren können.
2. Benötigen Sie Kartons von uns?
3. Wie lang ist die voraussichtliche Mietzeit? (Aufbewahrungspflicht - optional)
So preiswert ist Ihre Einlagerung
So einfach funktioniert die Aktenlagerung
1. Archivierung buchen
Buchen Sie in nur 4 Schritten die Einlagerung Ihrer Akten
2. Ordnerdaten eingeben
Erfassen Sie Ihre Ordner im Aktenfuchs Dashboard
3. Akten verschicken
Verpacken Sie Ihre Ordner in Kartons und versenden Sie diese kostenlos an uns
4. Akten einlagern
Ihre Ordner werden in unserem Sicherheits-Aktenlager archiviert
Aktenlagerung outsourcen, online verwalten und gleichzeitig Platz schaffen
Wenn Sie all Ihre physische Papierakten selbst in Ihrem Büro archivieren, brauchen Sie dafür viel Platz und ausreichend Zeit und Personal, das den Dokumentenbestand ordnet und pflegt. Da die Aufbewahrungspflicht für viele Unterlagen 10 Jahre beträgt, kann das Archiv sehr groß werden. Die Alternative zu Ihrem eigenen Archiv ist die externe Aktenlagerung, die wir anbieten. Über unser Portal gelingt das dank automatisierter Abläufe einfach und schnell, sodass Ihnen und Ihren Mitarbeitenden mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben bleibt.
Und so funktioniert es: Sie melden Ihr Unternehmen online bei Aktenfuchs an und bestellen Kartons in der benötigten Menge. Die einzulagernden Akten registrieren Sie in unserer Datenbank, verpacken diese in den danach von uns gelieferten Kartons und bringen sie zur Post. Das alles organisieren Sie mit wenigen Klicks, ohne aufwendige E-Mails und Wartezeiten. Wir archivieren Ihre Akten in unserem Sicherheitslager und Sie können den Bestand über Ihren Online-Zugang verwalten. Wenn Sie bestimmte Dokumente brauchen, suchen Sie dieses in der Datenbank und fordern es an. Wir schicken Ihnen die Akte zu und Sie sparen sich somit die lästige Sucherei.
Mit Aktenfuchs Dokumente einlagern – Ihre Vorteile
Sie können bei uns sämtliche Dokumente archivieren. So müssen Sie keine teuren Büroräume mehr als Lagerflächen nutzen oder Ihre Mitarbeiter mit der manuellen Suche nach Akten beschäftigen. Unsere voll automatisierte Aktenaufbewahrung in einem gesicherten Lager funktioniert zuverlässig. Das sind die wichtigsten Vorteile:
- Lösung des Platzproblems
- Bessere Übersicht
- Einfache Online-Verwaltung
- Geringerer Personalaufwand
- Hohe Sicherheitsstandards
- Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben
- Hoher Versicherungsschutz
Wenn wir Akten einlagern, achten wir streng auf die Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen. Über die aktuellen Entwicklungen auf diesem Gebiet sind wir jederzeit informiert. Falls Sie uns mit der Vernichtung Ihrer Akten nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist beauftragen, erhalten Sie dafür jeweils Vernichtungszertifikate, mit denen Sie bei Bedarf die Einhaltung von Datenschutzvorschriften nachweisen können.
Sie verwalten Ihr Archiv online über das Datencenter von Aktenfuchs. Mithilfe der Datenbankfunktionen finden Sie einzelne Dokumente mit wenigen Klicks. Wir stellen Ihnen die Kosten jährlich in Rechnung. Diese sind günstiger, als Sie vielleicht denken. Da Sie Personal- und Raumkosten sparen, ist unsere Lösung zur Aktenaufbewahrung nicht nur komfortabel, sondern auch effizient. Automatisierte Prozesse erleichtern vieles. Sie müssen weder die Abholung der Akten noch die Zulieferung ausgewählter Kartons umständlich per E-Mail beauftragen, sondern erledigen alles mit wenigen Klicks. So können Sie Ihre personellen und zeitlichen Ressourcen gewinnbringender nutzen.
Hohe Sicherheitsstandards für Ihre Aktenarchivierung
Dokumente archivieren Sie bei uns deutlich sicherer als in Ihrem Büro oder einem angemieteten Raum. Wenn Sie dort ähnliche Sicherheitsvorkehrungen schaffen würden, wie sie in unserem Lager vorhanden sind, wäre das in den meisten Fällen unverhältnismäßig teuer. Das Sicherheitsarchiv von Aktenfuchs ist mit einer Alarmanlage und Brandschutzeinrichtungen ausgestattet. Rund um die Uhr sind Ihre Dokumente bei uns vor Feuer, Diebstahl und unbefugtem Zugriff geschützt.
Wir beschäftigen nur fest angestelltes, sicherheitsüberprüftes Personal, das regelmäßig geschult wird. In Sicherheitsübungen trainieren unsere Mitarbeiter für den Ernstfall. Definierte Berechtigungen schließen aus, dass unbefugte Personen auf Ihre Dokumente zugreifen können. Für unser Lager gibt es strenge Zugangskontrollen und jeder Zugriff wird protokolliert. Kunden können vor Ort Einsicht in ihre Akten nehmen, aber nur in einem separaten Bereich. Auch unsere Online-Datenbank erfüllt hohe Sicherheitsanforderungen. Ihr persönlicher Bereich ist passwortgeschützt und SSL-verschlüsselt. Täglich erfolgt eine Datensicherung.
Unsere Aktenarchivierung ist nach DIN ISO 9001 zertifiziert. Diese Qualitätsnorm verpflichtet uns, nachhaltig zu arbeiten, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und transparente Prozesse zu gewährleisten. Dazu zählt auch die Dokumentation aller Vorgänge. Temperatur und Luftfeuchte in unserem Lager sind ideal für die Aufbewahrung Ihrer Akten. Vom TÜV wird die Einhaltung dieser Qualitätskriterien jährlich geprüft und bestätigt. Unser Zertifikat finden Sie hier: Zertifikat anzeigen
Entscheiden Sie sich jetzt für unsere effiziente und sichere Aktenlagerung und stellen Sie fest, wie viel Erleichterung wir Ihnen bringen! Oder kontaktieren Sie uns für mehr Informationen über das Online-Formular, per Telefon oder E-Mail!
