1. Archivierung buchen
Buchen Sie in nur 4 Schritten die Einlagerung Ihrer Akten
2. Ordnerdaten eingeben
Erfassen Sie Ihre Ordner im Aktenfuchs Dashboard
3. Akten verschicken
Verpacken Sie Ihre Ordner in Kartons und versenden Sie diese kostenlos an uns
4. Akten einlagern
Ihre Ordner werden in unserem Sicherheits-Aktenlager archiviert
Keep it simple! Sicher, transparent und nachvollziehbar Akten archivieren
Erfahren Sie hier, wie einfach die Einlagerung von Akten bei Aktenfuchs tatsächlich ist.
1. Archivierung buchen
Auf der Seite Akten einlagern, buchen Sie die Einlagerung, indem Sie die Anzahl Ihrer Ordner, Ihre Kontaktdaten und Ihre Zahlungsinformationen angeben. Schon haben Sie die Archivierung gebucht.
Aktenfuchs generiert nun Ihr individuelles Dashboard, in dem Sie die Daten zu Ihren Ordnern eingeben und ab jetzt all Ihre Akten verwalten können.
Sind alle Daten eingegeben, schicken wir Ihnen die Archivkartons, die Barcodes und die Versandlabel für die Ordner zu. Haben Sie eigene Kartons und die Akten schon verpackt, schicken wir nur die Barcodes und Versandlabel, die Sie benötigen.
Jetzt müssen Sie nur noch die Barcodes auf die Ordner und Kartons aufkleben, das Versandlabel aufbringen und die Kartons abholen lassen oder bei der Post abgeben.
Die Archivierung von bis zu 120 Ordnern können Sie direkt online bei uns buchen. Bei einer größeren Menge erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot. Die Versendung mit einem Paketdienstleister ist dann nicht mehr effizient, und wir übernehmen die Eingabe der Ordnerdaten für Sie.
Berechnung
Die einmalige Setup-Gebühr beinhaltet die Aktenfuchs-Kartons, den Versand zu Ihnen, den Transport der mit Akten gefüllten Kartons zu uns und das Einlagern im Aktenarchiv. Auch die spätere Vernichtung oder die finale Rücksendung des Kartons nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist schon enthalten.
Die Lagerkosten werden im ersten Jahr für den Monat der Buchung bis zum Jahresende berechnet. Danach erhalten Sie jährlich eine Rechnung für das gesamte Jahr. Wir benachrichtigen Sie immer am Jahresende, wenn Akten laut Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden können. Sie müssen lediglich prüfen und uns Ihre Freigabe erteilen. So reduziert sich Ihr Rechnungsbetrag jedes Jahr, wenn keine neuen Akten hinzukommen.
Kartons
Wenn Sie bei Aktenfuchs Kartons bestellt haben, senden wir Ihnen die bestellte Menge inkl. der Aufkleber per Paketdienst zu. Es dauert je nach Auslastung unseres Kurierdienstes oder Paketdienstleisters etwa 3-6 Tage, bis die Kartons und Labels bei Ihnen eintreffen.
Haben Sie Ihre Akten schon in eigene Kartons verpackt, schicken wir Ihnen nur die Barcodes und die benötigten Versandlabel per Post zu.
Wir empfehlen aber immer, die Aktenfuchs Kartons zu nutzen. Sie sind speziell für einen sicheren und datenschutzkonformen Transport sowie die Langzeitlagerung entwickelt.
Vertragsunterlagen
Ganz formlos geht die Archivierung von Akten nicht. Wir lagern immerhin wichtige Geschäftsunterlagen von Ihnen, die Sie evtl. noch einmal für eine Steuerprüfung, eine Gerichtsverhandlung oder aus einem anderen Grund zur Einsicht benötigen.
Sie erhalten von Aktenfuchs nach der Buchung einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV). Dieser Vertrag ist nötig, da Sie uns Akten übergeben, die aller Wahrscheinlichkeit nach personenbezogene Daten enthalten (wie z.B. Namen, Anschriften, Telefonnummern oder Mailadressen).
In einer Mail erhalten Sie von uns einen Link zum AVV und können diesen ganz bequem digital unterzeichnen und an Aktenfuchs zurücksenden.
Sie erhalten nach geleisteter Unterschrift eine digitale Kopie für Ihre Unterlagen.
2. Ordner registrieren
Mit Ihrer Buchung wird für Sie ein persönliches Dashboard angelegt, worüber Sie Ihre abgegebenen Ordner verwalten können. Den Link und ein temporäres Passwort erhalten Sie per Mail. Wir empfehlen Ihnen, dieses Passwort zu ändern. Nur Sie haben Zugang zu diesem Dashboard, das immer an die Mailadresse gebunden ist, die bei der Buchung angegeben wurde.
In Ihrem Dashboard müssen Sie nun die Informationen zu Ihren Ordnern eingetragen. Damit können Sie später Ihre Ordner im System suchen, falls Sie diese zurückbestellen oder vernichtet haben wollen. Je genauer die Informationen über die Ordner sind, desto präziser können Sie im Nachhinein suchen.
Haben Sie alle Ordner registriert, schließen Sie Ihre Eingabe ab. Wir drucken nun Ihre Aufkleber für Kartons und Ordner und schicken sie Ihnen zu.
Jeder Ihrer Ordner erhält einen Ordner-Barcode, der auf dem Ordnerrücken gut sichtbar aufgeklebt werden muss. Zudem erhalten die Kartons ebenfalls jeweils einen Karton-Barcode. Dieser muss auf dem Karton innerhalb des markierten Feldes aufgeklebt werden.
3. Akten versenden
Beim Packen der Kartons ist nun wichtig, dass Sie darauf achten, die richtigen 5 Ordner in den dazugehörigen Karton zu packen. Auf jedem Ordner-Barcode ist daher die Nummer des dazugehörigen Kartons mit aufgedruckt, sodass Sie diese schneller zuordnen können. Sind alle Ordner verpackt und die Kartons gut verklebt, fehlt nur noch der Paketaufkleber, der außen auf dem Karton in sein Feld geklebt wird.
Mit den mitgelieferten Klebestreifen kleben Sie nun die Kartons zu. Pro Karton benötigen Sie 8 Klebestreifen.
Das Versenden ist für Sie der letzte Schritt. Sie geben die Kartons nun einfach in einer Postfiliale ab. Sobald die Kartons bei uns eingetroffen sind, werden Sie per Mail benachrichtigt.
4. Akten einlagern
Nun sind wir bei Aktenfuchs an der Reihe: Ihre Ordner treffen bei uns im Archiv ein und bekommen einen finalen Archiv-Stellplatz. Ihr Karton-Barcode wird mit unserem Stellplatz verheiratet. In Ihrem Dashboard ändert sich der Status von „Auftrag in Bearbeitung“ auf „Eingelagert“. Immer zum Jahresende informieren wir Sie, ob und welche Akten anhand des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden können. Sie müssen die Vernichtung nur noch freigeben. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt „Akten vernichten“.
Ordner zurücksenden lassen
Die vielen Vorteile unseres Services zeigen sich vor allem bei der schnellen und einfachen Bereitstellung bestimmter Ordner. Im Dashboard können Sie die benötigten Ordner online recherchieren und anfordern. Unser Archiv-Team entnimmt den bestellten Ordner aus dem Karton und lässt sie per Paketdienst zu Ihnen kommen.
Akten vernichten
Und irgendwann ist es dann soweit: die Aufbewahrungszeit ist abgelaufen und die Akte kann in den Shredder. Dieses geschieht aber nicht ohne Ihren Auftrag und Ihre konkrete Zustimmung. Wir stellen Ihnen am Ende eines jeden Jahres eine Liste mit den Akten zusammen, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Sie entscheiden und teilen uns mit, ob die Akten vernichtet werden sollen oder nicht. Erst dann schreiten wir zur Tat. Die Akten werden gemäß DSGVO und DIN 66399 vernichtet und Sie erhalten für Ihre Unterlagen ein Vernichtungszertifikat.
Weitere Akten archivieren
Wenn Sie in den Folgejahren weitere Ordner archivieren möchten, ist das genauso einfach und transparent wie am Anfang. Sie buchen die Archivierung einfach über das gewohnte Bestell-Tool. Das Dashboard erkennt, wenn über eine E-Mail-Adresse bereits Ordner bei uns archiviert wurden, und fügt die neu gebuchten Ordner zum gleichen Konto hinzu.
