Worum geht es?

Ein Steuerberater zieht in ein neues Gebäude, weil der bisherige Standort nicht mehr den Anforderungen entspricht. Das Archiv ist recht umfangreich und beinhaltet hauptsächlich Unterlagen der Mandanten. Bei der Suche nach neuen Büros wurde überlegt, ob das Archiv tatsächlich mitgenommen werden muss, oder die Einlagerung bei einem Archivdienstleister in Frage kommt. Die Entscheidung pro Einlagerung des Archivs wurde getroffen und nun konnte die Kanzlei weitaus mehr Räumlichkeiten in ihrer Auswahl berücksichtigen, weil keine großen Archivflächen benötigt wurden.

Bestand

• 150 Kartons mit ca. 750 Akten

Service

• Alle Akten wurden mit Zustimmung der Mandanten eingelagert
• Teilweise wurden die Akten nicht einzeln erfasst, sondern nur die Kartons
• Die Agentur hat einen Online-Zugang zu den Aktendaten über das Aktenfuchs Dashboard
  

Abruf der Akten

• Expresslieferung von Akten und Kartons, die bei Steuerprüfungen besonders schnell benötigt werden
• Scan-on-Demand bei Belegen, die umgehend benötigt werden

Bereitstellung der Akten

• 90 % physisch
• 10 % digital

Vernichtung

• Jährlich, nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist