Worum geht es?

Eine mittelständische Werbeagentur hat viele Unterlagen von langjährigen Kunden. Die Unterlagen wie Verträge, Vereinbarungen und Designmuster werden zwar selten gebraucht, müssen aber trotzdem weiterhin vorhanden sein. Die Entscheidung zum Umzug in ein größeres Büro aufgrund von mangelndem Platz für neue Arbeitsplätze stand an. Durch die Einlagerung der Akten wurde Platz geschaffen und die Agentur konnte im bisherigen Büro bleiben.

Bestand

• ca. 300 Aktenordner in 60 Kartons

Service

• Alle physischen Akten (außer ganz aktuelle Unterlagen) wurden eingelagert
• Alle Akten wurden einzeln erfasst, in die Datenbank für die Recherche eingetragen und ins Archiv übergeben
• Jährlich, Anfang Januar, werden Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, vernichtet und neue Akten dem Agenturarchiv hinzugefügt
• Der Aktenbestand bleibt annähernd konstant
• Die Agentur hat einen Online-Zugang zu den Aktendaten über das Aktenfuchs Dashboard
  

Abruf der Akten

• ca. 3-5 Akten pro Jahr

Bereitstellung der Akten

• Einige Akten werden physisch in die Agentur geliefert.
• In dringenden Fällen werden Unterlagen direkt durch Aktenfuchs gescannt und digital zur Verfügung gestellt, wenn lediglich die Informationen benötigt werden und nicht die physischen Unterlagen.

Vernichtung

• Jährlich, nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist