Grundsätzliches

Wie sicher ist die externe Aktenlagerung bei Aktenfuchs?

Sehr sicher. Unser Archiv ist alarmgesichert mit direkter Aufschaltung zu einem lokalen Wachdienst und zur Polizei. Der Zutritt zum Gebäude ist nur
mit Chipkarten und einer Berechtigung möglich. Das Lager muss über eine Schleuse betreten werden. Unser gesamtes Personal wird regelmäßig
sicherheitsüberprüft. Kunden haben keinen Zutritt zum Archiv. Eine weitere Aufschaltung besteht zur Feuerwehr. Durch regelmäßige Übungen stellen wir sicher, dass dieses Sicherheitskonzept lückenlos funktioniert.

Archiviert Aktenfuchs auch Datenträger?

Ja. Wir haben auch einen separaten Archivbereich für Datenträger wie Sicherungsbänder, Tapes, Magnetbänder, Disketten. Hier werden die Datenträger, die meist Backups oder Sicherungsbänder sind, in feuerfesten Datentresoren gelagert. Ein 24/7 Service garantiert, dass die Bänder jederzeit verfügbar sind. Viele Unternehmen setzen zwar auf die unterschiedlichsten cloudbasierten Lösungen, wollen sich aber offline ebenfalls absichern und speichern ihre Daten zudem auf Datenbändern wie die der Klasse LOT 7

Bedient Aktenfuchs jede Stadt in Deutschland?

Ja. Es ist egal, wo Sie in Deutschland ihr Büro oder ihren Unternehmensstandort haben. Wichtig ist nur, dass ihr Unternehmen in Deutschland ansässig ist.

Darf ich – als deutsches Unternehmen - meine Akten auch im Ausland lagern?

Nein, nur in Deutschland. Das ist aber auch die einzige gesetzliche Einschränkung, wo Akten gelagert werden dürfen oder müssen. Geschäftsunterlagen dürfen sich nicht der deutschen Gerichtsbarkeit entziehen. Ansonsten können Unternehmen den Lagerort ihrer Akten frei wählen.

Unter welchen klimatischen Bedingungen werden Akten bei Aktenfuchs gelagert? Können die Akten schimmeln?

Das Archiv und das Aktenlager ist beheizt und gedämmt. Die Temperaturen liegen ganzjährig zwischen 18 und 25 Grad, die Luftfeuchtigkeit bei 45-50 %. Das sind optimale Verhältnisse für Papier und garantiert eine lange Haltbarkeit. Der Aufbau des Gebäudes lässt keine direkte Sonneneinstrahlung zu und ist in Segmente unterteilt, welche nach außen dauerhaft verschlossen sind, sodass es zu keinen Verunreinigungen und Staubablagerungen kommen kann.

Ist die längere Lagerung von Thermopapier ein Problem?

Nein, es ist kein Problem. Thermopapier wird bei Aktenfuchs vor Licht und Feuchtigkeit geschützt. So verblasst die eingebrannte Schrift nicht und die Belege behalten ihre Lesbarkeit.

Wer stellt die Kartons, wer packt ein?

Aktenfuchs lässt die Kartons inkl. aller Labels per Paketdienst bei Ihnen anliefern. Dann müssen Sie nur noch die Kartons zusammenfalten und die Ordner oder Akten (am besten immer der gleiche Jahrgang zusammen) in den Karton packen, verschließen und zukleben. Diese können Sie dann ganz einfach bei einer Postfiliale abgeben.

Aufbewahrungsfristen

Wie lange muss ich eigentlich Unterlagen archivieren?

Die Aufbewahrungszeit hängt immer von der Art des Dokuments ab. Die meisten Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden, nur 6 Jahre. Unterlagen, die mit einem Prozess zu tun haben, müssen sogar 30 Jahre aufbewahrt werden.

Wann beginnt und endet die Aufbewahrungsfrist?

Die Frist beginnt immer mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Änderung oder Eintragung vorgenommen wurden oder das Dokument entstanden ist.

Beispiel: Kreditorenrechnung vom 02.11.2023, Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre, Beginn der Aufbewahrungsfrist: 01.01.2024, Ende 31.12.2033, Vernichtung möglich ab 01.01.2034

Wichtig für Vertragsunterlagen: Die Frist beginnt erst mit Ablauf oder Beendigung eines Vertrages.

(die gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrungspflicht finden Sie im HGB (Handelsgesetzbuch) und in der AO (Abgaben-Ordnung) in den § 238 HGB, § 257 HGB, § 147 AO

Gibt es abgesehen von Steuer- und Handelsrecht noch weitere wichtige Aspekte, die bei der Aktenaufbewahrung oder Aktenarchivierung zu beachten sind?

Weitere Aspekte sind:

  1. Datenschutz: Datenschutzgesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legen fest, wie personenbezogene Daten aufbewahrt und geschützt werden müssen.
  2. Branchenspezifische Vorschriften: Verschiedene Branchen haben spezielle Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten, z. B. im Gesundheitswesen oder in der Finanzbranche.
  3. Aktenvernichtung: Dokumente sollten sicher und gemäß den Vorschriften vernichtet werden, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
  4. Revisionssicherheit: Dokumente sollten so aufbewahrt werden, dass sie im Falle von Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten leicht zugänglich sind und ihre Integrität gewahrt bleibt.
  5. Elektronische Archivierung: Bei der elektronischen Archivierung sind digitale Sicherheitsmaßnahmen und Authentifizierung wichtig, um die Integrität elektronischer Dokumente sicherzustellen.
  6. Zugriffsbeschränkungen: Zugriff auf aufbewahrte Dokumente sollte eingeschränkt sein, um die Vertraulichkeit und Sicherheit zu gewährleisten.

Was passiert bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht?

Die Konsequenzen für einen Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht können je nach Branche und Art des Dokuments variieren. Im Allgemeinen können folgende Sanktionen auftreten:

Gesetzliche Strafen:

Bei Verstößen gegen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können Geldstrafen oder andere strafrechtliche Sanktionen verhängt werden.

Rechtliche Konsequenzen:

Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann rechtliche Konsequenzen haben, insbesondere wenn dies zu rechtlichen Problemen führt. Zum Beispiel können im Rahmen einer Steuerprüfung Sanktionen verhängt werden oder das Finanzamt nimmt eine Schätzung vor.

Verlust von Steuervorteilen:

In einigen Fällen kann ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht dazu führen, dass steuerliche Vorteile oder Abzüge verloren gehen.

Reputationsverlust:

In vielen Fällen kann ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht das Ansehen einer Organisation oder einer Person schädigen, insbesondere wenn es um Datenschutzverletzungen oder unangemessene Dokumentenvernichtung geht.

Haftung:

Personen, die für die Aufbewahrung von Dokumenten verantwortlich sind, könnten persönlich haftbar gemacht werden, insbesondere in Fällen von schwerem Fehlverhalten oder vorsätzlichem Handeln.

Es ist daher entscheidend, die Aufbewahrungspflichten und -fristen zu beachten, um rechtliche Probleme und finanzielle Sanktionen zu vermeiden. Dies gilt sowohl für Unternehmen als auch für Einzelpersonen, die bestimmte Dokumente aufbewahren müssen.

Vorbereitung der Akten und der Einlagerung

Was ist, wenn ich zu viele Akten habe, um sie selbst online einzugeben?

Sollten Sie große Anzahl an Akten besitzen, dann vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch mit uns. Bei einer großen Menge Akten (Richtwert: mehr als 20 Kartons) ist es kein Fall für den „self-service“ mehr. Wir helfen Ihnen gerne mit einem individuellen Angebot weiter.

Wie muss ich die Kartons packen?

  • Möglichst je Karton ein Jahrgang.
  • Immer nur 5 Standardordner in einen Karton, nie mehr, denn Sie bekommen immer 5 Ordneraufkleber pro Karton.
  • Wenn Sie Mappen oder Hängeakten einlagern wollen und keine Ordner, dann so viele, dass der Karton sich noch problemlos verschließen lässt, ohne auszubeulen.

Kann ich auch eigene Kartons verwenden?

Ja, Sie können auch eigene Kartons verwenden. Wir empfehlen jedoch, die Standard-Kartons von Aktenfuchs zu nutzen, da für Sie keine zusätzlichen Gebühren anfallen. Wir schicken Ihnen unsere speziellen Archivkartons, die ausschließlich für die Einlagerung von Akten ausgelegt sind. Die Aktenfuchs-Kartons enthalten wenig Säure für die Langzeitlagerung und beschädigen somit Ihre Dokumente nicht. Zudem können wir unsere günstigen Preise nur halten, wenn wir Standards verwenden und jeden Platz ausnutzen. Daher sind die Aktenfuchs-Kartons speziell für unser Regalsystem gefertigt.

Was muss ich beachten, wenn ich das erste Mal Akten bei Aktenfuchs einlagere?

Benennen Sie die Akten und Ordner so, dass der Inhalt nicht nur für Sie, sondern auch für andere Personen aus ihrem Unternehmen eindeutig ist.

Seien Sie bei der Beschreibung so detailliert wie möglich. Übernehmen Sie beispielsweise Jahrgänge, Sortierungen nach Buchstaben, Zahlen oder Daten und jegliche Informationen, die später bei der Wiederfindung der Akte relevant sein könnten.

Packen Sie möglichst nur Ordner oder Akten eines Jahrgangs in einen Karton (das erspart Kosten bei der Entsorgung).

Was soll ich in die Datenbank als Akten oder Ordnerbezeichnung eintragen?

Alles das, was jetzt schon auf dem Ordnerrücken steht oder Ihnen hilft, den Ordner zu identifizieren, wenn Sie etwas suchen sollten und den Ordner benötigen. Der Fantasie sind ebenso wenig Grenzen gesetzt wie der Zeichenanzahl.

Was sollte nicht in den Karton?

Ausweise, Pässe, Dokumente, die einen Wert repräsentieren (z.B. Aktien) und verderbliche Dinge gehören nicht in den Karton.

Was ist das persönliche Dashboard?

Damit Sie festlegen, welche Akte sich in welchem Karton befindet, tragen Sie die Akten im persönlichen Dashboard ein. Hier verwalten Sie später auch Ihre Akten und können online nach einer bestimmten Akte suchen und sie bestellen. Oder Sie erteilen uns den Auftrag für eine Vernichtung von Akten, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Akten abrufen

Wie schnell bekomme ich meine archivierten Akten geliefert?

In der Regel innerhalb von 3-4 Tagen. Sobald Sie eine Akte online bestellt haben, stellen wir den Karton noch am gleichen Tag zum Versand bereit, informieren den Paketdienstleister und lassen den Karton umgehend abholen.

Wie kann ich bei Aktenfuchs erneut Akten einlagern lassen?

Die erneute Einlagerung der Akten funktioniert genauso wie die Ersteinlagerung. Über unseren Shop geben Sie Ihre Angaben an. Damit Ihre Akten bei Ihnen im bereits vorhandenen Dashboard landen, ist es wichtig, dass Sie die gleiche E-Mail-Adresse benutzen, die sie bei der Ersteinlagerung ebenfalls verwendet haben. Unser System erkennt dann, dass für diese Adresse bereits ein Konto besteht und ergänzt dieses mit Ihren neuen Angaben.

Ende der Einlagerung

Was muss ich tun, wenn die Aufbewahrungsfrist abläuft?

Wenn Sie eine Rücklieferung gebucht haben, senden wir Ihnen Ihre Akten zurück und Sie müssen sich um die ordnungsgemäße Vernichtung kümmern.

Haben Sie bei uns auch die praktische Vernichtung mitgebucht, müssen Sie diese nur noch freigeben, um den Rest kümmern wir uns. Wir vernichten aber natürlich keine Akte, ohne Ihr „go“. Wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, schreiben wir Sie an und bitten um Ihre finale Freigabe zur Vernichtung. Erst dann werden die Akten gemäß DSGVO vernichtet und die Vernichtung dokumentiert.

Wie werden meine Akten vernichtet?

Ihre Akten werden unter Berücksichtigung aller Datenschutzvorgaben, also gemäß der DSGVO (europäische Datenschutzgrundverordnung) und der DIN 66399, vernichtet. Diese Norm beschreibt, welche Schutzklasse und welche Sicherheitsstufe zur Vernichtung angewendet werden muss. Da wir den Inhalt der Akten nicht kennen, werden bei Aktenfuchs die Dokumente nach Schutzklasse 1 und 2 (Hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten) und Sicherheitsstufe P3 (vertrauliche und personenbezogene Daten) vernichtet. Damit sind Sie auf jeden Fall sicher.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Was ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung und warum muss ich diesen abschließen?

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen, die personenbezogene Daten von ihren Kunden verarbeiten lassen, einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung abschließen. Dieser wird in der DSGVO in Artikel 28 beschrieben und löst den vorher im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geltenden Auftragsdatenverarbeitungsvertrag ab. In der Praxis betrifft dies Dienstleister wie Gehaltsabrechnungsbüros, Datenträgerentsorger, Werbe- oder Marketingagenturen, Cloud-Computing-Anbieter, Web- oder E-Mailhoster sowie Archivierungsunternehmen.

Was ist ein AVV?

AVV steht für Auftragsverarbeitungs-Vertrag. Den AV-Vertrag oder AVV müssen wir mit Ihnen gemäß Art. 28 DSGVO schließen, da wir als Unternehmen personenbezogene Daten in Ihren Unterlagen “verarbeiten”. Die Archivierung von Akten und Dokumenten gehört gemäß DSGVO zur Datenverarbeitung. Den Art. 28 DSGVO und die Pflicht des AVV gibt es seit Mai 2018.

Was bedeutet "verarbeiten von personenbezogenen Daten" genau?

Eigentlich würde man vermuten, dass persönliche Daten nur dann verarbeitet werden, wenn man tatsächlich aktiv damit arbeitet und etwas damit tut. Laut DSGVO wird darunter aber weitaus mehr verstanden, nämlich der gesamte „Lebenszyklus“ personenbezogener Daten von deren Erhebung bis zur Löschung. Somit ist, laut Datenschützern, auch die Lagerung und Archivierung von Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten, eine Form der Datenverarbeitung. So ist auch die Lagerung von Akten und Dokumenten also die Speicherung von Daten eine Form der Datenverarbeitung.

Die DSGVO definiert in Art. 4 Nr. 2 „[…] jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung […]“.

Warum müssen Sie den AVV unterschreiben?

Da die Lagerung von Akten also die Speicherung von Daten eine Form der Verarbeitung von personenbezogenen Daten laut DSGVO ist, müssen wir mit Ihnen einen AVV schließen. Es reicht leider nicht aus, dass wir Sie darüber informieren, wie wir die Daten schützen. Sie müssen den AVV unterschreiben.