Unternehmen und Selbstständige sind verpflichtet Verträge, Abrechnungen, Buchungsbelege und weitere Unterlagen über eine festgelegte Friste aufzubewahren. Gründe dafür sind vor allem steuer- und handelsrechtliche Vorschriften, die je nach Dokumententyp die Aufbewahrung für 6 oder 10 Jahre fordern. Aber auch im Zusammenhang mit Mängelansprüchen, Immobilienbewertungen oder anderen juristischen Angelegenheiten gibt es Fristen, innerhalb derer bestimmte Unterlagen bei Bedarf zur Verfügung stehen müssen.

Viele Unternehmen sind auf dem Weg der digitalen Umstellung und nutzen mittlerweile die digitale Aktenarchivierung. Sie und arbeiten nur noch selten mit Papierdokumenten. Doch wo noch physische Akten vorhanden sind, ist viel Rechtliches zu beachten, denn Sie müssen die Akten revisionssicher lagern. Dafür sind unter anderem die Verfügbarkeit, die Unveränderbarkeit und der Zugriffsschutz ausschlaggebend und immer zu gewährleisten. Die Umstellung auf ein digitales Archiv erfolgt oft nach und nach, sodass die meisten Unternehmen noch nicht auf ihre physische Aktenlagerung verzichten können.

Darüber hinaus müssen bestimmte Papierdokumente mit einer Unterschrift unbedingt im Original aufbewahrt werden. In einigen Branchen ist das Aufkommen physischer Akten besonders hoch, was häufig mit Platzmangel und hohem Aufwand für die Verwaltung und Sicherung des Archivs verbunden ist. Eine Lösung für dieses Problem ist die externe Aktenlagerung, die mit aktenfuchs sicher und unkompliziert funktioniert. Denn Sie verwalten alles online, mit wenigen Klicks können benötigte Dokumente jederzeit angefordert werden. Für diesen Service bieten wir auch branchenspezifische Lösungen an.